Persondatapolitik

Nedenfor finder du Cirkus Flik-Flak´s privatlivspolitik, der beskriver, hvilke informationer vi behandler om dig, på hvilket grundlag og hvilke rettigheder, du har i den forbindelse.


Dataansvarlig:
Cirkus Flik-Flak, Herluf Trolles Vej 138, 5220 Odense SØ
Tlf. 20 68 48 83
mail: info@cirkusflikflak.dk
Cvr: 18447177


Definitioner:
Nedenfor følger definitioner af visse af de væsentligste persondataretlige begreber:

Personoplysninger:
Enhver for form information om en identificeret eller identificerbar fysisk person. Det vil sige alle oplysninger, som direkte eller indirekte, alene eller i kombination, kan identificere en bestemt fysisk person.

Dataansvarlig:
Den fysiske eller juridiske person, offentlige myndighed, institution eller et andet organ, der alene eller sammen med andre afgør til hvilke formål og med hvilke hjælpemidler der må foretages Behandling af Personoplysninger.

Databehandler:
Den fysiske eller juridiske person, offentlige myndighed, institution eller et andet organ, der behandler Personoplysninger på den Dataansvarliges vegne.

Behandling:
Enhver aktivitet eller række af aktiviteter som involverer brug af Personoplysninger, fx indsamling, registrering, systematisering, ændring af, søgning i, sammenstilling, overladelse eller videregivelse til personer, myndigheder, selskaber m.v. uden for Organisationen.

Særlige Kategorier af Personoplysninger:
Oplysninger om race eller etnisk oprindelse, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning eller fagforeningsmæssigt tilhørsforhold, genetiske data, helbredsoplysninger eller oplysninger om en fysisk persons seksuelle forhold eller seksuelle orientering samt oplysninger i form af biometriske data, såfremt biometriske data behandles med det formål entydigt at identificere en fysisk person (følsomme oplysninger).

Persondataforordningen:
Europa-Parlamentets og Rådets Forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF med tilhørende regulering.

Databeskyttelsesloven:
Den lov, som måtte blive vedtaget på baggrund af forslag til lov om supplerende bestemmelser til forordning om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger (databeskyttelsesloven) fremsat den 25. oktober 2017.

Det bruger vi dine oplysninger til
Cirkus Flik-Flak behandler en række personoplysninger om dig, når du videregiver disse til os. Når du melder dig ind i foreningen, melder du dig samtidig ind i DUBAL (Danske Ungdoms-og Børne-Artisters Landsforening.

Du kan se foreningsvedtægterne for din forening på foreningens egen hjemmeside her.

Vi bruger oplysningerne til håndtering af medlemmer, herunder opkrævning af kontingenter, håndtering af arrangementer og udsendelse af nyhedsbreve.

• Medlemsnummer: Medlemsnummeret er et unikt nummer der benyttes til at identificere hvert medlem eller deltager i et arrangement.
• Navn: Navnet benyttes sammen med medlemsnummeret til at identificere et medlem eller en deltager til et arrangement. Navnet benyttes til at kunne oprette lister over deltagere til arrangementer og til udsendelse af nyhedsbreve.
• Adresse: Adressen bruges til at kunne udsende opkrævninger.
• Telefon/mobiltelefon: Benyttes til at kunne kontakte medlemmet i tilfælde af eksempelvis spørgsmål omkring medlemskab eller i forbindelse med et arrangement/lejr.
• E-mail: Benyttes til udsendelse af nyhedsbreve og generel kontakt i forbindelse med medlemskabet/arrangementer.
• Fødselsdato: Fødselsdatoen benyttes til at fastsætte hold og for at søge tilskud samt til udsendelse af medlemsbreve målrettet aldersgruppen.
• Køn: Benyttes til segmentering og statistik. Derudover til opdeling efter køn eksempelvis i forbindelse med sovefaciliteter.
• Børneattester: Der gemmes oplysninger om hvornår en positiv børneattest er indhentet. Børneattesten indhentes kun efter samtykke. Børneattesten skal fornys hvert 2. år.
• CPR-nr: CPR-nummeret registreres kun ved indhentning af børneattester eller ved indberetning til Skat. Indhentningen af børneattester er et lovkrav for personer der har direkte kontakt med børn under 15 år.
• Helbredsoplysninger: Ved tilmelding til et arrangement kan der afgives helbredsmæssige oplysninger om eksempelvis allergi eller sygdomme der skal tages hensyn til. Dette gøres udelukkende for at vi kan tage hånd om deltagerne. Det kan eksempelvis være speciel mad i forbindelse med fødevareallergi, eller hjælp til at indtage medicin.

Oplysninger der videregives til tredjepart
Vi benytter os af en række databehandlere til hosting af medlemssystemer, hjemmesider og nyhedsbrevsudsendelse. Derudover overdrages personoplysninger til offentlige institutioner såsom Skat, Odense kommuner samt DUBAL og DUF. Der er indgået databehandleraftaler med alle databehandlere.

• Kreditkortoplysninger: Kreditkortoplysninger håndteres af en tredjepart, og oplysninger som kortnummer er ikke tilgængelige for Cirkus Flik-Flak. Der opbevares oplysninger om beløb og tidspunkt for betaling.
• Medlemsoplysninger: Medlemskartoteket hostes af tredjepart. Hjemmesider og programmer til håndtering af personoplysninger vedligeholdes af Conventus. Der er indgået databehandleraftaler med disse tredjeparter.
• Deltagerlister: Deltagerlister deles med arrangører af arrangementer og begivenheder. Listerne benyttes blandt andet til indtjekning, indkvartering og opfølgning. Begrænsede deltagerlister indeholdende navn, by er tilgængelige for de resterende deltagere til et specifikt arrangement.
• Helbredsoplysninger: Disse informationer deles kun med nøglepersoner involveret i afholdelsen af et arrangement.

Kriterier for behandlingen af dine oplysninger

• Medlemsoplysninger behandles med udgangspunkt i Persondataforordningens artikel 6, stk. 1 (b). Behandlingen er nødvendig for at kunne opfylde aftalen der indgås mellem deltageren eller medlemmet når der afholdes begivenheder, udsendes nyhedsbreve og magasiner samt når der opkræves kontingent.
• Betalingsoplysninger og oplysninger i forbindelse med indberetning til Skat opbevares i fem år samt indeværende år, jf. bogføringslovens § 10. stk 1.
• Børneattester: Positive børneattester gemmes i to år, hvorefter de skal fornys.
• Helbredsoplysninger behandles idet de afgives i tilmeldingsprocessen til et arrangement, og håndteres på baggrund af Persondataforordningens artikel 9, stk. 2, litra d.

Dine rettigheder
Som registreret hos os har du en række rettigheder:

• Oplysningspligt: Du har ret til uopfordret at få oplysninger om vores behandling af personoplysninger om dig.
• Indsigt: Du har ret til at få indsigt i hvilke oplysninger om dig vi ligger inde med om dig. Dette inkluderer informationer der ikke er afgivet af dig selv.
• Berigtigelse: Du har ret til at få ændret oplysninger om dig der ikke er korrekte.
• Sletning: Du har ret til at få slettet dine oplysninger, med mindre de på af andre retlige grunde skal opbevares. Det kan eksempelvis være bogføringsloven.
• Begrænsning: Du har ret til at dine data bliver begrænset for behandling i en periode
• Dataportabilitet: Du har ret til at få dine data udleveret, så de kan overføres til en ny leverandør
• Indsigelse og automatiske beslutninger: Du har ret til at lave indsigelse mod en behandling af dine oplysninger. Du har ret til ikke at være til genstand for automatiske individuelle afgørelser og profilering.